La conservazione degli inventari e la costante riconciliazione con il libro cespiti aziendale è elemento di criticità che, se non gestito in maniera puntuale, rischia di vanificare in brevissimo tempo l'attività iniziale di ricostruzione delle scritture.
Cosa Sono i Cespiti?
I cespiti aziendali sono i beni di natura materiale o immateriale, di durata pluriennale, che costituiscono il patrimonio permanente dell’impresa. Sono quelle risorse di natura tangibile o intangibile che rappresentano un valore per l’azienda e contribuiscono alla generazione del reddito.
Ma da un punto di vista pratico i cespiti cosa sono e come si classificano?
Una prima suddivisione è fra i beni materiali e i beni immateriali. Le immobilizzazioni materiali sono tutte le dotazioni fisiche di proprietà dell’azienda. Possono contribuire direttamente al ciclo produttivo aziendale, in questo caso si parla di beni strumentali, ovvero rappresentare delle mere partite attive patrimoniali che aumentano la dotazione di capitale dell’impresa. Nell’elenco cespiti aziendali di natura materiale ritroviamo gli immobili, fabbricati e terreni, e i beni mobili, dai macchinari alle attrezzature, dagli arredi ai sistemi informatici.
Fra le immobilizzazioni materiali di natura strumentale ritroviamo i capannoni, gli uffici in cui si svolge il ciclo produttivo, i macchinari, gli arredi e le varie attrezzature impiegate per l’attività aziendale. Tutti gli altri cespiti patrimoniali non coinvolti nell’attività aziendale rientrano nella contabilità cespiti di natura non strumentale.
Le immobilizzazioni immateriali hanno come caratteristica principale di essere cespiti aziendali intangibili. Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo, i diritti di brevetto, i marchi, i software, i costi di ricerca e sviluppo. Nell’era della conoscenza e della digitalizzazione gli asset immateriali rappresentano sempre di più un fattore competitivo importante, in un’economia globalizzata ed in continua evoluzione.
La gestione cespiti aziendali ordinaria
A conclusione della fase di
ricognizione dell’inventario dei cespiti aziendali e della successiva attività di
riconciliazione fisico contabile è auspicabile che l’azienda attivi
specifici processi di aggiornamento che consentano di gestire le movimentazioni dei cespiti, mantenendo allineato nel tempo l’inventario fisico e il libro cespiti aziendale.
La gestione ordinaria di un inventario consiste principalmente nell’inserire nella procedura di gestione cespiti aziendali i
nuovi acquisti, dismettere i
beni alienati e aggiornare l’ubicazione/centro di costo dei
beni movimentati. Progel srl può supportare l’azienda attraverso audit specifici che,
a partire dalle esigenze del cliente, individuino la soluzione ottimale per attivare la gestione degli asset aziendali.
La gestione interna
Questa soluzione prevede che il cliente si doti della strumentazione hardware e software che gli consenta di gestire in autonomia le movimentazioni inventariali e relativo allineamento con il libro cespiti. In questo modello organizzativo il cliente, con il supporto e la supervisione di Progel, utilizza il proprio personale per svolgere le attività di mantenimento. A seconda degli obbiettivi che verranno stabiliti in fase di pianificazione, verrà organizzata una struttura operativa che a partire dall’ufficio acquisti aziendale si dirami fino ai consegnatari/utilizzatori dei cespiti, prevedendo per ciascuna figura coinvolta uno specifico mansionario. Estremamente importante sarà la corretta impostazione della filiera di lavoro, in cui, per ciascun processo e soggetto coinvolto, saranno individuate le specifiche azioni da porre in essere.
A supporto del modello organizzativo interno, Progel srl fornirà al cliente in modalità SaaS l’infrastruttura tecnologica necessaria alla gestione.
Attraverso Primo© il cliente potrà gestire in maniera allineata al modulo contabilità del proprio ERP, gli inserimenti, le dismissioni e le movimentazioni dei cespiti con possibilità di automazione delle attività di controllo attraverso le specifiche app di gestione delle movimentazioni compatibili con lettori Rfid, QR-Code e barcode. Il database di Primo© potrà prevedere degli scarichi personalizzati per trasferire periodicamente i dati nel gestionale di contabilità generale del cliente, così come potrà acquisire dal medesimo le movimentazioni in entrata per la gestione dei nuovi carichi.
La gestione cespiti aziendali in outsorcing
La gestione in outsorcing dei cespiti patrimoniali prevede che le attività di mantenimento siano affidate, attraverso la formula chiavi in mano, alla nostra società. In questo caso Progel srl si occuperà direttamente del caricamento dei nuovi beni, della loro etichettatura e della verifica periodica, con cadenza da definire in fase di pianificazione, dei cespiti aziendali. L’obbiettivo è quello di rappresentare per il cliente il partner strategico per il costante mantenimento dello stato di allineamento del libro cespiti aziendali con l’inventario fisico, mettendo contemporaneamente a disposizione del medesimo un’infrastruttura tecnologica per la verifica e la sorveglianza del proprio patrimonio e delle attività da noi erogate.
Perché è importante gestire i cespiti patrimoniali?
La gestione dei cespiti patrimoniali è importante per diverse ragioni, tra cui:
- Migliorare la redditività dell'impresa: I cespiti patrimoniali sono un asset importante per l'impresa, in quanto generano benefici economici futuri. Una corretta gestione dei cespiti patrimoniali può contribuire a migliorare la redditività dell'impresa, aumentando l'efficienza dei processi produttivi e riducendo i costi.
- Ottimizzare l’allocazione delle risorse: una corretta gestione cespiti consente di ridurre gli sprechi derivanti da duplicazioni di costi per acquisizione di beni già disponibili in azienda. Conoscere in tempo reale la dotazione patrimoniale dell’azienda o del gruppo favorisce la corretta allocazione dei beni, la massimizzazione del loro utilizzo e del tempo di vita.
- Ridurre i rischi: I cespiti patrimoniali sono soggetti a rischi di diversa natura, come l'obsolescenza, il danneggiamento o la perdita. Una corretta gestione dei cespiti patrimoniali può contribuire a ridurre questi rischi, adottando misure di manutenzione e controllo adeguate.
- Migliorare la trasparenza e la governance dell'impresa: Una corretta gestione dei cespiti patrimoniali è fondamentale per garantire la trasparenza e la governance dell'impresa. Il registro cespiti è un documento obbligatorio per tutte le imprese, indipendentemente dalla loro dimensione o dal settore di attività. Questo documento deve essere tenuto in modo accurato e aggiornato, in modo da fornire informazioni complete e aggiornate sui cespiti patrimoniali dell'impresa.
In particolare, la gestione dei cespiti patrimoniali dovrebbe concentrarsi sui seguenti aspetti:
- Valutazione: I cespiti patrimoniali devono essere valutati correttamente, in modo da riflettere il loro valore effettivo. La valutazione dei cespiti patrimoniali può essere effettuata in base al loro costo di acquisto, al loro valore di mercato o al loro valore di uso.
- Ammortamento: I cespiti patrimoniali sono soggetti ad ammortamento, ovvero a una ripartizione del loro costo nel corso della loro vita utile. L'ammortamento dei cespiti patrimoniali è un costo di competenza, che viene detratto dal reddito dell'impresa per determinare il reddito imponibile.
- Manutenzione e controllo: I cespiti patrimoniali devono essere sottoposti a manutenzione e controllo periodici, in modo da garantire la loro funzionalità e ridurre i rischi di obsolescenza o danneggiamento.
- Fiscalità: gestire in maniera corretta le rivalutazioni e le svalutazioni dei cespiti può contribuire a ridurre il carico fiscale e migliorare la redditività.
Affidarsi a Progel conviene
La gestione dei cespiti patrimoniali è un processo complesso che richiede competenze specifiche.
Sia per i servizi in affiancamento che nell'attività completamente esternalizzata, Progel offre servizi di organizzazione e gestione di tutti gli eventi tipici di una gestione inventariale, tra cui:
- Rilevazione iniziale degli asset aziendali;
- Riconciliazione fra libro cespiti ed inventario fisico;
- Organizzaione di un modello di gestione ordinaria dei cespiti in modalità internalizzata;
- Messa a disposizione dell'infrastruttura tecnologica per la gestione
- Modalità full outorcing di gestione ordinaria dell'inventario e dei cespiti;