Inventariare senza problemi, con il software gestione cespiti Primo©

Il software di gestione cespiti è una componente strettamente correlata alla gestione contabile e patrimoniale dell’Ente.

Il gestionale per inventario è la banca dati in cui il patrimonio dell’Ente viene censito, aggiornato e rivalutato, ed è pertanto elemento centrale per il caricamento della spesa in conto capitale, per il calcolo degli ammortamenti di esercizio e per l’inserimento diretto dei beni acquisiti al patrimonio senza transito dalla contabilità (acquisizioni gratuite, donazioni, opere a scomputo oneri etc.).

Per comprendere meglio quali sono le esigenze che un software per la gestione dei cespiti aziendali deve soddisfare, servirà prima capire gli scopi dell’attività.

 

Cespiti: natura e classificazione

 

I cespiti di proprietà di Aziende ed Enti Pubblici rappresentano la dotazione patrimoniale dei medesimi e vengono classificati nello stato patrimoniale fra le immobilizzazioni materiali ed immateriali.

La categoria patrimoniale e di ammortamento dei beni è determinata della normativa contabile vigente ed è variabile a seconda della natura giuridica del soggetto proprietario.

Se si tratta di un’azienda privata si segue la contabilità ordinaria di natura civilistica mentre, per gli inventari degli Enti Locali e della Pubblica Amministrazione, esistono specifiche norme che regolamentano la materia alle quali la soluzione software cespiti adottata deve adeguarsi.         
 

L’inventariazione dei cespiti: a cosa serve e come si fa

 

Ogni Ente e società possiede dei cespiti che necessitano di una gestione patrimoniale finalizzata a mantenere allineato l’inventario fisico alle consistenze patrimoniali riportate a libro cespiti.

La prima operazione da porre in atto è una ricognizione straordinaria dei beni, che consiste nell’individuare, descrivere, ubicare, classificare ed etichettare ogni singolo bene.

L’inventario fisico è un servizio offerto da Progel srl, ma può essere eseguito anche direttamente dal cliente attraverso l’utilizzo di appositi gestionali, come Primo©, il software di Progel dedicato che utilizziamo quando l’attività di project management viene affidata alla nostra società.

Il rilievo cespiti interessa ogni immobile/area nel quale siano ubicati asset patrimoniali. Gli spazi fisici vengono mappati attraverso codifiche univoche indispensabili per censire le ubicazioni ed eseguire le successive attività di aggiornamento; i beni vengono etichettati attraverso tag a radiofrequenza (Rfid UHF), QR code o barcode, tecnologie essenziali per le future attività di aggiornamento cespiti e successivamente riconciliati conle corrispondenti righe cespiti inseriti a libro.

L’esito del rilievo sarà la produzione di un database di inventario fisico, in cui ogni bene censito è collegato al relativo cespite ovvero dettaglio dei beni rilevati fisicamente ma non presenti a cespite.

L’attività consentirà poi di regolarizzare il libro cespiti, scaricando dal medesimo, i beni dismessi e obsoleti non rilevati in fase di ricognizione ma ancora erroneamente a patrimonio per mancato scarico negli esercizi precedenti.      
 

 

PRIMO©: la soluzione software gestione cespiti

 

Come accennato, tutte le esigenze collegate all’inventariazione cespiti possono essere soddisfatte tramite l’impiego di Primo©, la soluzione di gestione cespiti proprietaria di Progel srl costituita da App di rilievo on site, disponibile in ambiente Android, e da pannello di controllo, in configurazione cloud, realizzato in ambiente web nativo.

L’infrastruttura consente l’esecuzione delle seguenti operazioni:

• gestione dell’attività di ricognizione straordinaria dei cespiti;
• gestione della riconciliazione fisico contabile;
• gestione delle movimentazioni e degli aggiornamenti degli inventari;

Primo© viene ceduto in modalità Software-as-a-Service (SaaS), con app da installare su tablet android scaricabile direttamente da google Play store.   
 
 

La gestione dell'attività di ricognizione straordinaria dei cespiti

 

La suite Primo© di gestione cespiti è concepita per un’organizzazione razionale dell’attività di rilievo inventariale ed è strutturata a seconda dei differenti ruoli degli addetti che costituiscono il gruppo di rilievo inventariale. La procedura è scalabile e personalizzabile, ed è adatta a società/enti sia di piccole dimensioni che di grandi dimensioni, multinazionali comprese.

Da un punto di vista operativo, Primo© prevede delle funzionalità specifiche di organizzazione dell’attività di censimento beni (project management), di rilievo in loco dei cespiti e di reportistica e statistica del lavoro svolto.

Il project management

 

L’Utente abilitato può eseguire, in linea indicativa e non esaustiva, le seguenti attività:

• Creare il profilo degli Enti e degli utenti e relative abilitazioni;
• Organizzare per ogni singolo rilevatore i turni di rilievo, inviando all’app dei singoli operatori gli elenchi degli immobili (precedentemente configurati) da rilevare, ivi comprese date ed orari indicativi di esecuzione;
• Eseguire controlli qualità dell’attività svolta, attraverso la verifica in tempo reale del censimento tramite cruscotto cloud ed eventualmente rifiutare la rilevazione indicando all’operatore le correzioni da mettere in atto;
• Abilitare e disabilitare le app degli operatori alle differenti funzionalità dell’applicativo;
• Eseguire statistiche, ivi compresa la produttività effettiva e quella attesa;
• Certificare il lavoro svolto;

Primo© in modalità multiuser consente di gestire più utenti con questo profilo nel caso in cui, per strutture di grandi dimensioni, si intenda organizzare la rilevazione inventariali in due o più gruppi di rilievo.

Rilievo in loco e gestione cespiti aziendali

 

Ogni rilevatore opera in base al turno di rilievo attribuitogli. Attraverso l’app di Primo© cespiti software, installata su device Android, l’operatore esegue sopralluogo e mappa ogni singolo spazio attribuitogli, censendo tutti i beni ivi presenti con l’ausilio di molteplici campi tabellari precaricati che semplificano e velocizzano la ricognizione.

L’app è dotata di gestione documentale, foto ed immagini che consente il collegamento immediato, a livello di database, del bene censito con la foto scattata in loco o l’eventuale documentazione reperita. Il device scarica tramite WiFi o rete dati mobili il rilievo sul database centrale in cloud, rendendo immediatamente disponibile all’project manager o al cliente finale il risultato della rilevazione.


 

Reportistica e statistiche

Da pannello di controllo è poi possibile produrre ed estrarre report e statistiche sull’attività indicative dello stato dell’arte del rilievo e, a consuntivo, dei risultati dell’attività svolta quali:

• Log di tutte le operazioni;
• Estrazioni di elenchi ordinati e filtrati per qualsiasi campo del database;
• Statistiche di rilievo di ogni singolo operatore;
• Stato di avanzamento delle attività.

 

La gestione della riconciliazione fisico contabile

 

Il processo di riconciliazione fisico-contabile consiste nell’allineamento tra la situazione contabile riportata nel libro cespiti e la realtà riscontrata in fase di inventario. Il risultato di questa attività si traduce in una congruenza fra realtà fisica degli asset e consistenza patrimoniale a libro cespiti.

A livello di software beni ammortizzabili, l’incrocio fra il file estratto dalla procedura cespiti in uso al cliente (SAP, ORACLE, MICROSOFT, AS400, ZUCCHETTI, MAGGIOLI, HALLEY e tutti gli altri software in uso al cliente) e le risultanze dell’inventario fisico, porta alla creazione di un database di riconciliazione che conterrà:

• Dettaglio dei beni presenti a registro contabile che trovano una corrispondenza con la realtà inventariale;
• Dettaglio dei beni presenti a registro contabile che non hanno riscontro nel risultato d’inventario;
• Dettaglio dei beni individuati fisicamente ma non presenti a registro contabile;

Il database di riconciliazione viene consegnato al cliente sotto forma di file batch, secondo i tracciati concordati, per l’importazione in automatico nel software cespiti ammortizzabili in uso, mentre nel caso in cui il cliente intenda adottare Primo© come software cespiti da affiancare al sistema di contabilità si configurano i parametri di interazione per la gestione integrata del patrimonio.

 

Il valore aggiunto di PRIMO©: gestione semplificata degli aggiornamenti delle moivimentazioni inventariali

 

Questo modulo del programma gestione cespiti Primo© è finalizzato alla verifica, a partire da un database storico, della situazione attuale dell’inventario fisico dei beni.

Il modulo è stato concepito con la logica della maggiore flessibilità possibile e può essere acquistato, nella modalità SaaS, anche in maniera temporanea da quegli enti/aziende che desiderano esclusivamente una soluzione one shot di verifica della congruenza del proprio inventario con lo stato dei luoghi.

Ovviamente per i clienti che utilizzano Primo© la suite di verifica cespiti è integrata al modulo di ricognizione inventariale e di riconciliazione fisico contabile. La soluzione Primo© di gestione e aggiornamento delle movimentazioni prevede le seguenti attività/forniture:

• normalizzazione dei tracciati di qualsiasi file storico di inventario da verificare;
• importazione sulla suite Primo© dei dati storici;
• settaggio dei parametri di ubicazione dei beni;
• configurazione del pannello e dei profili utenti;
• scarico da google play store dell’app Android per il rilievo in loco;
• configurazione dei device a seconda della modalità di rilievo scelta (Rfid, Barcode, QR code);

Gli utenti addetti al rilievo, dotati dell’app, si recheranno in loco per verificare lo stato di fatto.

Richiamando il codice di ubicazione del luogo oggetto di censimento, la app richiamerà dall’archivio storico i beni ivi contenuti.

Il modulo rfid automaticamente, o il lettore a bar code o QR-code con ausilio di operazioni manuali, eseguiranno match dei beni storici ritrovati nel luogo confermando l’ubicazione. I beni non trovati potranno essere individuati in altre sedi e riconciliati ovvero, alla conclusione del rilievo, evidenziati come cespiti non più presenti da dismettere o da ubicare in una locazione fittizia in attesa di ulteriori approfondimenti.

Nel corso della verifica il software cespiti Primo© consente inoltre l’esecuzione delle seguenti operazioni:

• settaggio di nuove localizzazione ed ubicazione dei beni;
• inserimento di nuovi beni non presenti nell’archivio storico;
• eliminazione di beni non trovati;
• gestione del cambio di etichetta in caso di tag alterati o danneggiati;
• esecuzione di movimentazioni/variazioni manuali dei dati.

Alla conclusione delle attività il cliente sarà in possesso di un database inventariale aggiornato che sarà codificato per l’import in automatico sul software di gestione contabile in uso al cliente oppure l’inventario potrà continuare la gestione all’interno di Primo©.
 

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